de basis op orde
Efficiënte bedrijfsvoering
Net als bij een spinnenweb is het voor een onderneming of organisatie van belang dat alle belangrijke pijlers goed zijn verankerd. Dit geldt zowel voor de primaire processen (kernactiviteiten) als voor de ondersteunende processen (zoals de administratie).
Tip: De dingen goed doen en goede dingen beter doen.
Kracht Acht ondersteunt en adviseert bij het stroomlijnen van processen en het inrichten van de informatievoorziening. De verkregen inzichten kunnen worden ingezet voor het bereiken van meer efficiency in de bedrijfsvoering, een effectieve risicobeheersing en geven handvatten voor stapsgewijze verbetering of bijsturing binnen het huidige businessmodel.
Stroomlijnen processen
Het uitvoeren van processen binnen de onderneming of organisatie staat symbool voor beweging; voor het bereiken van een doel is een soepele tred daarbij belangrijk.
Een soepele tred houdt in dat de primaire processen optimaal verlopen en de ondersteunende processen efficiënt maar met name ook effectief zijn ingericht. Belangrijke factoren vormen technologische ontwikkelingen en inzet van IT; Kracht Acht werkt op dit gebied graag samen met uw eigen kennispartners.
Met behulp van de methodiek ‘lean management’ maakt Kracht Acht eventuele in-efficiency in de processen inzichtelijk en wordt een flexibele werkwijze ontwikkeld waarbij de klantvraag van de onderneming of organisatie centraal staat en verspilling zoveel mogelijk wordt geëlimineerd.
Inrichten informatievoorziening
Het inrichten van de informatievoorziening is als volgt in te delen:
- Accountancy: Rapportages met een verantwoordend karakter, zoals jaarrekeningen, aangiften en opgaves voor klanten of partners (bijvoorbeeld in het kader van aanbestedingen of een verklaring voor de verzekeringsmaatschappij).
- Management informatie: Rapportages met strategisch inzicht (de management rapportage).
- Aanvullende analyses: Bijvoorbeeld analyses gericht op rendement, werkkapitaal of de financieringsstructuur.
Accountancy: rapportages met een verantwoordend karakter
Deze rapportages zijn gericht op het meten van de historische financiële prestaties en het afleggen van verantwoording conform wettelijke of door klanten/partners opgelegde eisen.
Vanuit de visie van Kracht Acht is het noodzakelijk dat de onderneming of organisatie, gedurende de verslaggevingsperiode, alle relevante informatiezaken met hulp van een praktisch ingerichte management rapportage heeft gekregen. Met dit als uitgangspunt is het zaak de rapportages met een verantwoordingskarakter te laten voldoen aan de minimale eisen; niet minder maar zeker ook niet meer.
De jaarrekening
Kracht Acht ziet het samenstellen van de jaarrekening als de laatste check op het afgelopen boekjaar. De werkzaamheden vinden plaats in januari of uiterlijk februari volgend op het afgelopen boekjaar, gelijktijdig met de laatste management rapportage (zodat er geen verschil ontstaat tussen deze laatste management rapportage en de jaarrekening). De jaarrekening moet een reëel beeld geven, volgens de daarvoor geldende regels worden opgesteld en binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek.
De toepassing van de geldende regels stemt Kracht Acht af op de specifieke kenmerken van de onderneming of organisatie (alleen winstaangifte, micro-onderneming, kleine rechtspersoon of organisatie zonder winststreven).
Op basis van de geldende regels bevat de jaarrekening voor het MKB vaak geen informatie voor strategische besluitvorming en is daarmee echt uitsluitend een verantwoordingsstuk. Het afleggen van verantwoording is om verschillende redenen wel van belang, bijvoorbeeld als basis voor de aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting en ingeval van een B.V. de verplichte deponering bij de Kamer van Koophandel.
Kracht Acht maakt bij het samenstellen van de jaarrekening gebruik van zogenaamde SBR-sofware dat digitale uitwisselingen met onder andere Kamer van Koophandel, banken en de Belastingdienst mogelijk maakt.
Kracht Acht is een accountantspraktijk en in dat kader verbonden aan de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants.
Aangiften voor de Belastingdienst
Kracht Acht ondersteunt bij het opstellen van de aangiften omzetbelasting en verzorgt de vennootschapsbelasting en/of inkomstenbelasting voor de Belastingdienst. Onder deze werkzaamheden vallen ook het, indien nodig, regelen van uitstel, invullen van schattingsformulieren, nakijken van (voorlopige) aanslagen e.d.
Overige verantwoordingen
Bij overige verantwoordingen valt te denken aan verplichte rapportages in het kader van subsidieverklaringen, opgave verzekerd belang voor verzekeringsmaatschappijen of overzichten voor de bank met een verslag van de kengetallen overeengekomen in de rekening-courant en/of leningsovereenkomst.
Samenwerking partners
Op het gebied van salarisadministratie, HR, arbeidsrecht, complexere fiscale aangiften wordt door Kracht Acht samengewerkt met verschillende partners.
Management informatie: rapportages met strategisch inzicht
Iedere onderneming of organisatie wil weten of doelstellingen worden gerealiseerd en waar mogelijkheden liggen voor verbetering. Dit vereist een monitoringsproces met management informatie welke tijdig (niet na afloop van het boekjaar maar direct), actueel, betrouwbaar en makkelijk toegankelijk is.
Ook is van belang dat niet alleen de uitkomsten (financiële cijfers) worden opgenomen, maar juist ook informatie over de primaire processen en kernactiviteiten (niet-financiële kengetallen) van de onderneming of organisatie.
Alleen deze informatie maakt het mogelijk om handvatten te bieden om daadwerkelijk te kunnen bijsturen, zodat strategische doelstellingen worden gerealiseerd. Maar ook om als basis te dienen voor besluitvorming naar een efficiëntere organisatie, marktgerichter werken, verbeteren van het beleid op risicobeheersing, het behalen van een concurrentievoordeel, transparantie (bij not-for-profit) etc.
Bij het periodiek genereren van de management informatie is het gewenst de focus te leggen op een efficiënt ondersteunend proces met als uitkomst bruikbare en nuttige informatie voor de onderneming of organisatie.
De inzet van Kracht Acht is tweeledig:
- Zorgen voor een zo groot mogelijke zelfstandigheid van de onderneming of organisatie, om op praktische wijze te voorzien in management informatie door actieve periodieke begeleiding.
- Uitvoeren van checks gericht op de betrouwbaarheid van informatie opgenomen in de management rapportage (de omvang van deze werkzaamheden neemt af naar mate de zelfstandigheid groter wordt).
Overigens is voor veel overig betrokken partijen, bijvoorbeeld de bank die een lening heeft verstrekt, de management informatie ook veel relevanter dan de jaarrekening. Regelmatig worden er afspraken gemaakt dat, in plaats van de jaarrekening maanden na afloop van het boekjaar te verstrekken, deze partijen toegang krijgen tot voor hun relevante onderdelen van de management rapportage.
Aanvullende analyses: extra ondersteuning en handvatten bij besluitvorming
De aanvullende (scenario) analyses zijn gericht op het onderzoeken van mogelijk toekomstige knelpunten en het oplossen daarvan. Hierbij valt te denken aan:
- Verbeteren rendement (winstgevendheid, productiviteit en inzet van kapitaal).
- Verlagen werkkapitaal (voorraad plus debiteuren min crediteuren) en verbeteren liquiditeitspositie.
- Kansen/risico’s op fiscaal gebied.
- Subsidiemogelijkheden.
- Optimaliseren financieringsstructuur (kredietprofiel).
- Persoonlijke situatie ondernemer of directeur-grootaandeelhouder.
Aan de hand van de aanvullende (scenario) analyse stelt Kracht Acht in overleg met u een verbeterplan op met een aantal concrete actiepunten en helpt, indien gewenst, ook met het implementeren hiervan.
